Binnen organisaties is communicatie al lang niet meer enkel de taak van de communicatieverantwoordelijke. Meer dan ooit leven we in een tijd waarin ‘iedereen communiceert’. Finaal is elke medewerker een contactpunt tussen de organisatie en haar publiek. Logisch ook dat heel wat organisaties manieren zoeken om al die verschillende puntjes te verbinden tot een mooi geheel. Maar hoe pak je dat aan?

Evenwicht tussen loslaten en verbinden

“Communicatie als vaardigheid is voor iedereen. Communicatie als vak is voor professionals”, zo verwoordde gewezen communicatiegoeroe Ron van der Jagt het. Maar die gedeelde communicatie-inspanning vraagt een behoorlijk engagement van medewerkers en veronderstelt knowhow. Gelukkig schuilt net daarin een belangrijke rol voor de communicatieprofessional.

Die professional moet meer optreden als regisseur. Er niet alleen voor zorgen dat medewerkers hun communicatierol opnemen, maar ze ook ondersteunen. Voor communicatieverantwoordelijken veronderstelt dat vaak een evenwichtsoefening tussen loslaten en verbinden. De communicatie verloopt minder gecentraliseerd, minder gecontroleerd en tegelijkertijd moet er ingezet worden op het verbinden.

"Veel medewerkers zullen communicatieopdrachten als extra taken beschouwen. Terwijl communicatie net een middel is om hun doelen te realiseren."

Het komt er hierbij op aan om de hele organisatie ‘communicatieminded’ te maken. En dat is geen sinecure. Veel medewerkers zullen communicatieopdrachten als extra taken beschouwen. Terwijl communicatie net een middel is om hun doelen te realiseren.

6 tips voor meer ‘communicatiemindedness’

Hét wondermiddel om deze omslag te realiseren bestaat niet. Maar met deze zes tips spring je al een eind ver.

1. Neem plaats in de regiestoel. Je collega’s hebben waarschijnlijk vragen bij de opdracht waarvoor ze staan en het is ook niet ondenkbaar dat je te maken krijgt met weerstand. Formuleer daarom duidelijk de doelgroepen en de doelstelling die de organisatie voor ogen heeft en trek de nodige tijd uit om iedereen mee aan boord te krijgen. Uiteindelijk moet het voor alle collega’s helder zijn welke doelen nagestreefd worden en welke rol ze spelen bij de realisatie ervan.

2. Werk met haalbare taken en stippel een groeitraject uit. Verwacht niet dat al je collega’s van bij de start wekelijks in de pen kruipen of dagelijks tweeten. Bepaal doelen die haalbaar zijn. Met twee blogberichten per jaar per collega kom je met je team ook al een heel eind. Hou er ook rekening mee dat je tijd zal moeten uittrekken voor een degelijke begeleiding. Kom je die belofte niet na, dan speel je vlug heel wat krediet kwijt.

3. Sta borg voor de nodige ondersteuning. Collega’s die de pen niet vlot ter hand nemen, zijn er misschien bij gebaat dat je samen vooraf de grote lijnen van hun bijdrage vastlegt. Anderen wensen misschien wat hulp bij de keuze van beeldmateriaal voor hun Facebookpost, … De drempels waartegen je collega’s opzien kan je met wat hulp soms heel eenvoudig wegwerken.

4. Voorzie waar nodig een gezamenlijk opleiding. Wil je met de hele ploeg meer inzetten op social media? Heb je een blogstrategie voor ogen? Of wil je dat collega’s contentvoorstellen voor je media aanleveren? Naast een persoonlijke coaching loont het de moeite om gezamenlijke vormingsinitiatieven te voorzien. Die kan je inhuren of zelf uitwerken. Op deze manier verhoog je niet alleen de competenties van je team, je maakt van communicatie ook een gedeeld werkpunt.

5. Breng resultaten in kaart en deel ze. Je collega’s hebben zich best wat moeite getroost om een bijdrage te leveren aan de communicatie van je organisatie. Geef ze dus een correcte kijk op de resultaten van hun werk. De organisatie van een workshop voor 20 deelnemers kan je niet gelijkstellen aan het schrijven van een blogbericht. Wordt je bericht door 200 personen gelezen, dan wil dat niet zeggen dat deze inspanning tien maal meer loont. Het wil wél zeggen dat je door het artikel te schrijven op een aanvullende manier werk maakt van de realisatie van je missie. Deel resultaten en leer samen van je successen en misstappen.

6. Maak van je communicatie een terugkerend agendapunt op teambijeenkomsten of zittingen van de Raad van Bestuur. Informeer halfjaarlijks aan de hand van je communicatieplan over de acties die jouw organisatie ondernam, de resultaten en de volgende stappen. Zo hou je niet alleen de aandacht gaande, maar zorg je ook voor een opfrissing van de strategische lijnen die jullie samen uittekenden.

Van taakbelasting naar middel

Wil je van de communicatie van je organisatie een gedeelde zorg maken, dan zal je werk moeten maken van een intern draagvlak. Daarvoor moet je als communicatieprofessional de regie in handen nemen. Definieer je doelen, zorg voor een haalbare taakverdeling en ondersteuning op maat. Als coach zorg je voor de juiste teamopstelling en speel je in eerste instantie de sterke punten van je collega’s uit. Voorzie daarbij tijd voor evaluatie en het samen leren van successen en mislukkingen.

"Als coach zorg je voor de juiste teamopstelling en speel je in eerste instantie de sterke punten van je collega’s uit."

Door van bij de start in te zetten op een gezamenlijk traject zullen je collega’s hun communicatie-inspanningen als een gedeelde taak zien. En door missers toe te staan en successen te vieren, zullen ze ook ervaren dat die inspanningen een middel zijn om hun doelen te realiseren.