Professioneel en kwaliteitsvol beleid voeren in een organisatie vertrekt vandaag bij het werken met een degelijk en gedragen beleidsplan. In die zin is het maken van een beleidsplan voor elke organisatie van intrinsiek belang. Want kwaliteitsvol werken heeft alles te maken met goed weten wat je wil, waarom je het wil en hoe je het denkt te realiseren in de actuele maatschappelijke context.

Met de goedkeuring van een beleidsplan in de organisatie start ook de uitvoering ervan. Je concretiseert je plan in acties of stappen om de vooropgestelde doelen te realiseren, stelt een timing op, bepaalt de middelen en legt verantwoordelijkheden vast. Bij het uitschrijven van zo’n programma hou je best een aantal zaken voor ogen: het is transparant en concreet, gedragen en haalbaar en duidelijk gekoppeld aan de strategische en operationele doelen. Programmeer ook niet alles dicht, laat ruimte om snel op de bal in te spelen op opportuniteiten of uitdagingen. Zo’n programma laat je toe je werking te monitoren en evalueren.

Het beleidsplan en de uitvoering ervan volg je op en stuur je bij waar nodig. Met andere woorden je bewaakt de voortgang. Dat kan door tijd te maken om samen met je team en bestuur terug te blikken en vooruit te kijken. Een waarom zou je hier je stakeholders niet bij betrekken?

Het nieuwe beleidskader

Ook de decreetgever appelleert organisaties te rapporteren over de uitvoering van hun beleidsplan.

Het decreet definieert het voortgangsrapport als volgt: “een document dat een stand van zaken geeft over  de uitvoering van het beleidsplan in het eerste en tweede jaar van de beleidsperiode en een vooruitblik biedt op de geplande uitvoering van het beleidsplan in het lopende jaar en de laatste twee jaar van de beleidsperiode.”

Organisaties moeten in het derde jaar van de beleidsperiode hun rapport indienen. In dit document: “geeft de organisatie enerzijds aan hoe de doelstellingen uit het beleidsplan in de eerste twee jaar van de beleidsperiode vorm hebben gekregen en werpt ze een kritische blik op de werking van de voorbije twee jaren. Anderzijds geeft ze aan hoe ze in het lopende en de twee daaropvolgende jaren de verdere uitvoering van de plannen ziet”.

Concreet omvat dit:

1. een stand van zaken over de uitvoering van het beleidsplan in de eerste twee jaar van de beleidsperiode en een vooruitblik op de geplande uitvoering van het beleidsplan in het lopende jaar en de laatste twee jaar van de beleidsperiode;
2. de omvang en de resultaten van de werking:
   a) de kerngegevens en de cijfers over de financiën voor het eerste jaar van de beleidsperiode;
   b) de kerngegevens en de cijfers over het personeel voor het eerste en tweede jaar van de beleidsperiode;
   c) de kerngegevens en de cijfers over de werking voor het eerste en tweede jaar van de beleidsperiode;
3. een beschrijving van de invulling van elk beoordelingselement, vermeld in artikel 10 van het decreet sociaal-cultureel volwassenenwerk.

Plaats binnen de kwaliteitsbeoordeling

Het voortgangsrapport neemt een belangrijke plaats in binnen een cyclus van kwalitatieve evaluatie en beoordeling van organisaties. Dit is verschillend voor landelijke organisaties en regionale organisaties.

• Landelijke organisaties.

Landelijke organisaties moeten een beleidsplan indienen dat voorgelegd wordt aan een beoordelingscommissie die de Vlaamse regering adviseert. Indien de Vlaamse Regering beslist een subsidie toe te kennen, zal binnen de cyclus van vijf jaar de organisatie geëvalueerd worden door een visitatiecommissie. Deze commissie baseert zich hiervoor onder meer op een door de organisatie aangeleverd voortgangsrapport. Andere stukken waarop de commissie zich baseert zijn het beleidsplan, de begrotingen, de financiële verslagen, algemene informatie en gegevens met betrekking tot de werking en de beoordelingselementen. Organisaties die van de beoordelingscommissie een positief oordeel met aanbevelingen kregen, moeten in het voortgangsrapport aangeven hoe ze met de aanbevelingen zijn omgegaan, en dit door middel van aangepaste en nieuw te ontwikkelen processen en acties. De bevindingen van de visitatiecommissie worden meegedeeld in een visitatieverslag.

• Regionale organisaties

De kwaliteitsbeoordeling, en dus ook de plaats van het voortgangsrapport, ziet er anders uit voor regionale organisaties. Deze organisaties moeten ook in het derde jaar van de beleidsperiode een voortgangsrapport indienen maar krijgen geen visitatie. In het vijfde jaar van de beleidsperiode krijgen deze organisaties een beoordelingscommissie op bezoek die hen evalueert onder meer op basis van het voortgangsrapport.

Overgangsperiode 2016-2020

Daar waar organisaties verondersteld werden conform het decreet van 4 april 2003 jaarlijks een voortgangsrapport in te dienen wordt dit vanaf 2018 opgeheven als subsidievoorwaarde.

Alle organisaties moeten uiterlijk op 31 maart 2018 hun laatste voortgangsrapport indienen. Dit document geeft een stand van zaken over de uitvoering van het beleidsplan in 2017 en biedt een vooruitblik op de geplande uitvoering van het beleidsplan van 2018 tot 2020.