Organisatieverandering: een woord dat bij velen spontaan doet denken aan crisissen en weerstand. Nochtans zou het een zeer gewoon element in het leven van organisaties in onze sector moeten zijn. Sterker: je doet er goed aan om verandering bewust in je organisatie te integreren. Hieronder vertellen we je waarom en geven we een paar handvaten en tips mee.
We leven in een wereld die sterk in beweging is: onze doelgroepen, het beleid, de omgeving, de rest van de sector, … alles verandert. Dit brengt voor sommigen onzekerheid met zich mee, terwijl dat eigenlijk niet nodig is. Wie dit rustig bekijkt, probeert zijn of haar organisatie wendbaar te maken om hieraan het hoofd te bieden en er zelfs voordeel uit te halen. Zo’n organisatie is ‘adapted to change’. Of om Darwin te parafraseren: het zijn niet de grootste of slimste organisaties die gaan overleven, maar diegene die zich het best aan de veranderende realiteit aanpassen. Als organisatie zou je eigenlijk moeten leven zoals de kameleon: met een gezichtsveld van 360 graden waarmee je je gewaarwording koppelt aan een ongelooflijk aanpassingsvermogen. En hiervoor heb je vooral nood aan goed leiderschap.
"Het zijn niet de grootste of slimste organisaties die gaan overleven, maar diegene die zich het best aan de veranderende realiteit aanpassen."
LEIDING ALS INSTRUMENT VOOR VERANDERING
Als leider ben je namelijk een belangrijk instrument voor het al dan niet doen slagen van de verandering. Ben je bang voor verandering? Kijk je hoopvol naar de toekomst of kan je moeilijk loskomen van het verleden? Ben je zelfbewust? Sta je sterk in je schoenen om je ratio en emoties goed te hanteren? Heb je vertrouwen, ook als je niet alles ‘onder controle’ hebt? De antwoorden op deze vragen bepalen jouw houding ten aanzien van verandering en hoe jij als leider met dit proces omgaat en het richting geeft. Want als leider ben je ofwel richtinggevend, ofwel sta je aan de basis van stilstand en erosie. Het is dus belangrijk om een helikopterview te behouden.
"Als leider ben je ofwel richtinggevend, ofwel sta je aan de basis van stilstand en erosie."
HET 7 S-MODEL
Om je organisatie onder de loep te nemen met aandacht voor verandering moet je alle belangrijke gebieden tegelijkertijd bekijken. Hiervoor gebruiken we het 7S-model van McKinsey. Dat is heel eenvoudig en hanteerbaar voor alle types organisaties, groot of klein. Het geeft je een handvat om je organisatie te analyseren en om mogelijke veranderingen te begeleiden zonder belangrijke aspecten over het hoofd te zien. Bovendien combineert dit model het rationele met het emotionele: twee aspecten die hand in hand gaan in een organisatie, zeker bij verandering. Het 7S-model bekijkt de share values of significante waarden van een organisatie als de as waar de andere 6 S’en rond draaien: strategy, structure, systems, staff, skills en style.
Strategy
Onder strategie analyseren we hoe de doelen die we als organisatie vooropgesteld hebben gerealiseerd moeten worden.
Structure
Structuur gaat over de manier waarop de organisatie gestructureerd is: het organigram, de taakverdeling, coördinatie, bevoegdheden, verantwoordelijkhedenverdeling, … Een soort kapstok die alles voor iedereen overzichtelijk maakt.
Systems
Met systemen wordt alles bedoeld wat dient ter ondersteuning van de organisatieactiviteiten: werkwijzen en procedures, informatiesystemen, planningssystemen, kwaliteitssystemen, besluitvormingssystemen, communicatiesystemen, …
Staff
Medewerkers (betaald of niet) vormen het hart van elke organisatie. Het is dan ook belangrijk om te kijken naar hun functioneren, ervaring, deskundigheid, motivatie, groepskenmerken, opleidingen, verwachtingen, …
Skills
Sleutelvaardigheden of (kern)competenties betreft dat gedeelte van de gezamenlijke kennis, kunde en vaardigheden dat kan worden gezien als typisch voor de organisatie.
Style
Onder managementstijl wordt geanalyseerd op welke manier het management met de medewerkers omgaat. Hoe gaat men met hiërarchie om? Wordt inbreng gewaardeerd? De antwoorden op deze vragen zeggen veel over de leiderschapsstijl en hoe medewerkers met elkaar omgaan. De manier van leidinggeven kan de werksfeer sterk beïnvloeden, wat geen onbelangrijke factor is bij verandering.
Share values
Alle bovenstaande factoren cirkelen rond de significante waarden. Ofwel: de significante waarden verbinden alle andere factoren. Hier moeten we nagaan welke organisatiecultuur er heerst. Is er een sterk teamgevoel? Is er openheid? Kan iedereen zich in de missie en visie vinden? Wat zijn de gedeelde waarden, normen, gewoontes, regels, tradities, rituelen en symbolen in de organisatie? En vooral: zijn die veranderingsbevorderend of eerder belemmerend?
Hoe toon je leiderschap bij verandering?
- Maak voor iedereen duidelijk WAAROM
Waar wil je naartoe met de organisatie/het team? Wat is de link met de fundamenten, de missie van jouw organisatie? Zowel de leiding als de medewerkers moeten klaar en duidelijk kunnen uitleggen waarom er veranderd moet worden en hoe jullie dit willen doen. Met een duidelijke aanpak creëer je van in het begin een gemeenschappelijke taal en visie op de verandering.
- Geef duidelijk aan hoe het proces zal verlopen en wat de grenzen en manoeuvreerruimtes zijn
Bij de minste (perceptie van) onduidelijkheid vergroot je de weerstand tegen het proces. Daarom is het belangrijk om regelmatig duidelijk te communiceren en aan te geven wat het raamwerk ervan is. Zo vermijd je ook verkeerde verwachtingen die tot conflicten kunnen leiden.
- Doe dromen van wat er komt
Wat aandacht krijgt groeit. Vestig dus de aandacht op wat er komt zonder te lang te blijven hangen bij negatieve punten uit het verleden. Maak kleine veranderingen en kleine succes zichtbaar en gebruik ze om goesting te geven in wat er komt. Kortom: vier elk succes op weg naar wat er komt.
- Ga vooruit zoals een kameleon
Ga traag vooruit met een zeer waakzame blik op de interne en externe context. Een overload geeft een gevoel van onhaalbaarheid en brengt snel chaos. Zet dus kleine tussenstapjes om in de goede richting te bewegen zodat je iedereen aan boord blijft houden zonder het einddoel uit het oog te verliezen. Dit vraagt een goed gevoel voor timing: weten wanneer je moet pauzeren en wanneer je een beetje moet versnellen.
- Maak er een leerproces van
Een veranderingsproces (begeleiden) kan een veeleisende activiteit zijn. Gebruik het als een leermoment voor de hele organisatie. Maar vooral: laat je inspireren. Naast de inzichten uit het 7S-model is er nog een boek dat altijd in je buurt moet liggen: Leiderschap bij verandering van John Kotter.
