Het kloppend hart van elke organisatie: teams. Mensen die samen verantwoordelijk zijn voor (een deel van) de werking. Meestal staan ze onder leiding van een coördinator, teamleider of directeur. Maar niet noodzakelijk. Teams kunnen ook perfect zelfsturend werken. Wél noodzakelijk: vijf rollen om als team goed te kunnen functioneren. Om met zorg voor de mensen effectief en efficiënt samen te werken. En willen we niet allemaal een goed werkend team rond de tafel?
HET TABLE-MODEL
Een model dat je hierbij kan helpen: TABLE. Dit acroniem staat voor ‘Taken bepalen en verdelen, ‘Afstemmen en coördineren’, ‘Beslissen en valideren’, ‘Leren en ontwikkelen’ en ‘Erkennen en waarderen’. Ofwel: de vijf rollen die nodig zijn voor een sterke, kwaliteitsvolle output én voor goede en motiverende relaties. Het TABLE-model brengt àlles in kaart wat moet gebeuren om een team goed te laten functioneren. En dit op een heel bevattelijke manier.
"Het TABLE-model brengt àlles in kaart wat moet gebeuren om een team goed te laten functioneren."
Rol 1: taken bepalen en verdelen
In eerste instantie moet het voor elke medewerker duidelijk zijn welke taken hij of zij moet opnemen. Zowel in het team als in de organisatie. De optelsom van alle individuele taken moet alle taken van het team volledig afdekken.
Hierbij is het belangrijk dat:
- alle taken gekend en afgedekt zijn
- er duidelijkheid bestaat over prioritering
- iedereen weet welke taken hij/zij moet opnemen (inhoud, timing, kwaliteitseis, vormvereisten, …)
Rol 2: afstemmen en coördineren
Een team kan maar efficiënt en effectief werken als mensen hun werk laten aansluiten op het werk van anderen. Medewerkers werken niet op een eiland, maar werken samen aan taken, hebben elkaars input nodig en moeten zich oriënteren op de vragen en de timing van stakeholders en klanten.
- Zorg ervoor dat taken in tijd en ruimte op elkaar aansluiten op inhoudsniveau: zijn onze taken op elkaar afgestemd op vlak van inhoud en stijl? Zijn we consistent en consequent? Trekken we dezelfde lijnen? Werken we aan de echte doelstellingen van ons team?
- Taken moeten ook op procesniveau in tijd en ruimte op elkaar aansluiten: leveren we tijdig aan wat anderen nodig hebben? Hebben we op gepaste momenten overleg om goed af te stemmen? Oriënteren we ons werk op dat van anderen?
- Waak ook over een sterke coördinatie die overlap vermijdt en de efficiëntie verhoogt
Rol 3: beslissen en valideren
Er moet vaak beslist worden over de te nemen stappen, de oriëntatie en prioritering. Voor iedere werknemer moet het duidelijk zijn waarover hij/zij zelf kan beslissen (de eigen bevoegdheid), maar ook wie moet beslissen over die dingen die buiten het eigen mandaat vallen. Bovendien moeten resultaten of producten die het team oplevert vaak ook ‘gedekt’ worden voor ze als afgewerkt beschouwd worden of naar buiten gaan. Dat noemen we het ‘valideren’ van geleverd werk.
Zorg hierbij voor:
- duidelijke beslissingslijnen
- duidelijke rapporteringslijnen
- zorgvuldige validatie van geleverd werk
- controleren van de kwaliteit van geleverd werk
- vrijgeven van geleverd werk voor de omgeving, klanten en stakeholders
Rol 4: leren en ontwikkelen
Een goed team werkt aan vooruitgang, aan ‘beter worden’. Dit gebeurt door in te zetten op twee niveaus en de interacties daartussen.
- niveau 1: zorgen dat mensen leren en ontwikkelen:
- feedback geven
- coachen
- ontwikkelingstrajecten maken en stimuleren
- niveau 2: zorgen dat de organisatie leert:
- een kwaliteitscultuur stimuleren
- systemen van kwaliteitsontwikkeling organiseren
Rol 5: erkennen en waarderen
Een goed team zorgt voor goede relaties. De basis hiervoor ligt in het erkennen van de invloed en het werk van elke medewerker, in zijn erkenning als mens. Maar zeker ook in het uitspreken van waardering voor de bijdrage, de prestaties en de inzet van elke medewerker.
- Zorg ervoor dat mensen gezien en zichtbaar zijn binnen het team en de organisatie
- Zorg ervoor dat individueel werk gezien en zichtbaar is binnen het team en de organisatie
- Bekrachtig en vier successen
"Een team kan perfect zelfsturend werken, op voorwaarde dat het duidelijk is wie welke rollen opneemt."
DE ARCHITECTUUR VAN JOUW TEAM
Leidinggevenden moeten al deze rollen niet zelf vervullen. Maar ze moeten er wél voor zorgen dat elke rol opgenomen wordt. Bovendien moeten ze nagaan of alle rollen daadwerkelijk goed vervuld worden en bijsturen waar nodig. Wie welke rol precies opneemt, is dus een ondergeschikte vraag. Het antwoord moet echter altijd duidelijk zijn. In die zin kan een team dus ook perfect zelfsturend werken, op voorwaarde dat het duidelijk is wie welke rollen opneemt. En dat het team voldoende mechanismen van controle en bijsturing inbouwt.
Leidinggevenden moeten dus samen met het team zorgen voor een goede ‘architectuur’ waarbinnen iedereen weet wie waar wanneer welke rollen opneemt. Een architectuur die de bevoegdheden, beslissingsruimte, ritmiek en werkmethoden uittekent én die ruimte schept voor een vruchtbare dynamiek.
"Een waardegeoriënteerde cultuur is voor een team wat tafelpoten zijn voor een tafel: zonder stort de hele boel in elkaar."
WAARDEGEORIËNTEERDE CULTUUR ALS TAFELPOTEN
Wat op tafel ligt is duidelijk: de uitdaging om alle rollen slim en dynamisch op te nemen. Maar rollen opnemen en een duidelijke architectuur uittekenen volstaan niet om een team goed te laten functioneren. De rollen en de architectuur vormen slechts de bedding waarin mensen – vanuit waarden, zorg voor de relaties en voor de kwaliteit van het werk – tot echt samenwerken kunnen komen. Elk team moet dus ook zorgen voor een waardegeoriënteerde cultuur die de kwaliteit en effectiviteit van het samenwerken ondersteunt en richt. Die cultuur is voor een team wat tafelpoten zijn voor een tafel: zonder stort de hele boel in elkaar.
Wil je graag meer concrete tips en handvaten om met teams aan de slag te gaan? Schrijf je in voor de vorming ‘Introductie werken met groepen’ op vrijdag 3 en vrijdag 17 mei.
Verder lezen?
