Kennisaudit

De algemene definitie van een audit is een evaluatie van een persoon, organisatie, systeem, proces, project of product. Audits worden uitgevoerd om de validiteit en betrouwbaarheid van de beschikbare informatie na te gaan. Het doel van een audit is het geven van een advies op grond van een beoordeling gebaseerd op testgegevens. Deze evaluatie kan zowel kwantitatief als kwalitatief zijn.

Een kennisaudit is in essentie een kwalitatief onderzoek naar de ‘gezondheid’ van de in de organisatie aanwezige kennis. Het is een eerste belangrijke stap in een kennismanagementinitiatief. Een kennisaudit gaat verder dan het onderzoeken van de aanwezige en/of de ontbrekende informatie. Er wordt ook gekeken naar mogelijke problemen en de informatie wordt in de context van het probleem geplaatst. Zo krijgt de organisatie een omvattend beeld van de eigen sterke en zwakke kanten, wat toelaat de inspanningen op het vlak van kennismanagement in de juiste richting te focussen.

Vragen die in een kennisaudit aan bod komen zijn onder meer:

• Wat zijn onze kennisbehoeften?
• Over welke kennis of kennisbronnen beschikken we en waar zijn ze te vinden?
• Welke kloven zijn er in onze kennis aanwezig?
• Hoe verloopt de doorstroming van kennis in onze organisatie?
• Welke blokkades verhinderen een vlotte doorstroming (mensen, proces, technologie)?

Het beantwoorden van deze vragen leidt ertoe dat geleidelijk aan een beeld ontstaat over de kennisstructuur van de organisatie. Deze resultaten helpen om processen en systemen te ontwikkelen om bepaalde tekortkomingen aan te pakken.

Voordelen van een kennisaudit

• Het helpt de organisatie bij het helder omschrijven welke kennis nodig is om de algemene doelen van de organisatie en de activiteiten van individuen en teams te ondersteunen.
• Het levert inzicht in de mate waarin kennis effectief gemanaged wordt en geeft aan waar verbetering wenselijk is.
• Het geeft aan hoe de aanwezige kennis al dan niet doorstroomt binnen de organisatie, en hoe deze kennis al dan niet gebruikt wordt.
• Het brengt in kaart welke kennis binnen de organisatie aanwezig is en waar die zich bevindt, en maakt zichtbaar waar er kloven zijn tussen aanwezige en benodigde kennis.
• Het brengt de kennisstromen en -netwerken in kaart.
• Het verhoogt het inzicht in de bijdrage van de aanwezige kennis tot de performantie van de organisatie.
• Het biedt belangrijke informatie voor het ontwikkelen van een effectief kennismanagement en voor initiatieven die rechtstreeks relevant zijn voor de specifieke kennisbehoeften van de organisatie.

Kennisinventaris

Het eerste wat je doet als je een maaltijd wil bereiden is het recept (kennisaudit) bekijken. Wat je vervolgens nodig hebt is een lijst van ingrediënten (kennisinventaris). Doe je dat niet, dan riskeer je met iets heel anders te eindigen dan datgene wat je wou bereiken.

Een kennisinventaris maken betekent dat je de kennis die in de organisatie aanwezig is gaat identificeren en lokaliseren. Het gaat hier zowel over expliciete kennis, maar ook over de moeilijker te vinden impliciete kennisbronnen. Beide types lijst je best afzonderlijk op.

Expliciete kennis in kaart brengen

Het inventariseren van expliciete kennisbronnen kan aan de hand van vragen als:

• Wat hebben we aan bestaande kennis in huis? In welke categorieën kunnen we bestaande documenten, bibliotheken, databases etc.onderbrengen?
• Waar is dit te vinden? In de bibliotheek? Op het intranet? Op de computers van individuele medewerkers?
• Wie gebruikt welke informatie? Hoe vaak? Hoe kritisch/noodzakelijk is deze informatie?
• Toegang en organisatie: hoe is de kennis gestructureerd? Hoe makkelijk of moeilijk is die te vinden? Wie heeft waartoe toegang?
• Bedoeling: waarom is die informatie er, welk doel dient ze? Hoe relevant is ze voor de gebruikers?

Impliciete kennis in kaart brengen

Het identificeren van impliciete kennisbronnen is minstens zo belangrijk als het in kaart brengen van expliciete informatiebronnen. Dit vraagt echter een heel andere benadering. Impliciete kennis is immers veel moeilijker te kwantificeren of te formaliseren. Het in kaart brengen van impliciete kennis draait meer rond individuen dan om inhoudsverzamelingen of databases.

Enkele startvragen:

• Wie hebben we in huis – een overzicht van alle medewerkers, hun functie, de afdeling waar ze toe behoren?
• Wat kunnen ze en wat weten ze – wat is ieders taakprofiel, op welke gebieden hebben ze specifieke expertise?

Deze vragen bieden een goed startpunt om een kennisinventaris op te bouwen. De volgende stap is dan het vaststellen van kloven tussen de aanwezige kennis en de kennisbehoefte die uit de kennisaudit naar voren is gekomen.

Kenniskaart

Als je op reis gaat zonder toeristische kaart weet je niet wat er allemaal te zien is en nog minder hoe je er moet komen. Een kenniskaart (knowledge map) werkt op een gelijkaardige manier. Je ziet waar de kennis aanwezig is en waar zich kenniskloven bevinden.

Belangrijk bij het ontwikkelen van een kenniskaart is de verbinding met de dagelijkse processen binnen de organisatie. Zo’n kenniskaart vormt de basis waarop je je kennismanagementinitiatieven kunt bouwen. Dit is echter zo’n gigantische opdracht dat je veel kans loopt allerlei onnodige hindernissen op te werpen als je niet weet waar de sterktes en kenniskloven liggen. Daarom is het aangewezen aan de slag te gaan met kleinere initiatieven en projecten, die minder inspanning vragen sneller tot ene zeker resultaat kunnen leiden.

Waarom is het ontwikkelen van een kenniskaart (knowledge map) belangrijk voor je organisatie (of project)?

• Om de belangrijkste bronnen, opportuniteiten en hindernissen voor kenniscreatie en -doorstroming te ontdekken.
• Om hergebruik van kennis te bevorderen en heruitvinden te ontmoedigen, om zo tijd en kosten te besparen.
• Om expertise-eilanden te identificeren en bruggen te bouwen om kennisdeling en -uitwisseling te bevorderen.
• Om de druk op de ‘experts’ te verminderen door een bredere groep van stafmedewerkers te helpen snel informatie en oplossingen te vinden.
• Om sneller te kunnen reageren op vragen van ‘klanten’, beslissingen te nemen en problemen op te lossen door vlotte toegang te voorzien tot toepasbare informatie, interne en externe experts.

Een goed uitgangspunt voor een knowledge mapping oefening is een proces te kiezen dat aan verbetering toe is. Een analyse van de kenniskloven levert specifieke informatie op over de benodigde kennis, de eigenaars en gebruikers ervan, en waar die kennis te vinden is.

Hoe kun je het gebruiken?

Een kenniskaart (knowledge map) bevat informatie over welke kennis, informatie en ervaring een medewerker/groep heeft en kan helpen bij het zoeken naar mensen met relevante kennis. Het is een soort gele gids (op papier of elektronisch) met daarop informatie over welke kennis, informatie en ervaring een medewerker heeft. Het bevat niet de kennis zelf, maar is een verwijzing naar een persoon die over die kennis (in impliciete of expliciete vorm) beschikt. Het is dus een systematiek die helpt om mensen met relevante kennis op te sporen. Je kunt een kenniskaart maken voor een persoon, een groep (een afdeling, een team, een beroepsgroep) of een hele organisatie.