Binnen een organisatie is het borgen van de aanwezige kennis één van de belangrijkste taken om als organisatie te overleven. Het voorzien van systemen voor het borgen van kennis is echter niet voldoende om ervoor te zorgen dat deze kennis binnen de organisatie ook gedeeld wordt. Kennismanagement omvat daarom zowel het borgen van aanwezige kennis als de deling ervan tussen werknemers.

Borgen van kennis

Voor het borgen van de kennis van de (oudere) werknemers is het raadzaam een aantal zaken in acht te nemen:

• Breng in kaart hoe het professionele netwerk van ervaren medewerkers er uitziet.
• Ervaren werknemers zijn belangrijke bronnen om impliciete kennis expliciet te maken. Net dit expliciteren is lang niet voor iedereen evident. Het is aan de organisatie en de leidinggevenden om werknemers hierin te begeleiden, te vormen en manieren aan te brengen om deze kennis over te dragen.
• Vaak wordt sterk de nadruk gelegd op het feit dat oudere werknemers hun kennis moeten overdragen naar jongere werknemers. Hierdoor bestaat het risico op een beschermingsreflex bij oudere werknemers omdat ze zich ‘uitgemolken’ voelen. Het is daarom essentieel dat de kennisborging deel uitmaakt van een breder proces van kennismanagement en -creatie. Dit breder proces moet worden toegelicht. Wanneer medewerkers actief betrokken worden bij een ‘kennisborgingsproject’ zullen zij een grotere bereidwilligheid aan de dag leggen om hun kennis te borgen en over te dragen.
• Samenwerking tussen jongere en oudere werknemers moet aangemoedigd worden. Vermijd eenrichtingsverkeer. De brede kennis van oudere medewerkers en de toegespitste kennis van jongere medewerkers kunnen elkaar versterken.
• Ervaring is onderhevig aan ervaringserosie, wat betekent dat de kennis die verworven werd bij het uitvoeren van opdrachten onderhevig is aan de tijd. Oude ervaring is soms niet meer relevant voor nieuwe opdrachten. Een oudere werknemer is in dat opzicht niet noodzakelijk meer ervaren dan een jongere collega. Dit hangt af van de mate waarin de ervaring nog relevant is.

Kennisdeling en -transfer

Wanneer je binnen een project wil werken aan de kennisdeling en –transfer tussen werknemers, dan is het belangrijk om met een aantal zaken rekening te houden:

• In een organisatie gebeurt kennisdeling binnen teams op relatief natuurlijke wijze. Probleem is dat er vaak geen kennisdeling plaatsvindt over de grenzen van teams heen. Goede praktijken binnen één team zullen niet automatisch naar een ander team overgedragen worden aangezien er tussen teams soms een zekere competitie kan bestaan. Zorg dus dat er  situaties zijn waarbij werknemers uit verschillende teams met elkaar over een specifiek proces ervaringen en kennis kunnen uitwisselen (bijvoorbeeld via ‘communities of practice’).
• De organisatie kan hulpmiddelen voorzien die toegang bieden tot informatie, kennis en expertise. De aanwezige kennis kan vastgelegd worden in kennisbronnen en informatiesystemen. Bij de opmaak van deze systemen moet je rekening houden met de noden van de medewerkers. Informatie moet niet alleen voorhanden zijn, maar ook up to date.
• Het invoeren van een degelijk onderbouwd kennismanagementsysteem vraagt tijd en kan niet ad hoc kan worden opgezet.