Powerpointpresentaties kunnen een goed hulpmiddel zijn om je verhaal duidelijker en makkelijker naar je publiek te brengen. Ze kunnen ook de aandacht afleiden van wat je te vertellen hebt en een bron van verveling vormen voor de luisteraar. Met deze 8 tips kan je je volgende presentatie meer aantrekkelijk en effectief maken.

1. Wat is precies je punt?

Laat je computer voorlopig nog even met rust. Neem de tijd om vooraf een schets te maken. Je bespaart jezelf veel moeite door je gedachten eerst op papier te organiseren en uit te werken voor je begint met het ontwerpen van slides.

Wat is je centrale doelstelling en boodschap? Wat moet je publiek achteraf onthouden? Begin met helder, specifiek en overtuigend te omschrijven wat je met je presentatie wil bereiken. Focus op de 3 belangrijkste elementen en schrap de rest. Je maakt immers een presentatie om je verhaal te ondersteunen, geen tekstdocument waarin alles uitgebreid moet worden uitgelegd.

Een presentatie kan gericht zijn op het ontwikkelen van een bepaalde vraagstelling, het winnen van het publiek voor een bepaald standpunt of het oplossen van een specifiek probleem. Het is een mix van informatie, inspiratie en motivatie. Mensen willen geïnspireerd of geraakt worden. Een goede presentatie heeft met verandering te maken: nieuwe inzichten opdoen, nieuwe manieren vinden om op een bepaald gebied in actie te treden, etc.

2. Pas je boodschap aan je publiek aan

Hou bij het ontwerpen van je presentatie je publiek voor ogen. Kan jij je verhaal koppelen aan mogelijke vragen die zij hebben? Welke herkenbare voorbeelden kan je geven? Wat kan jij bijdragen aan het oplossen van bepaalde problemen waarmee zij zitten?

Een valkuil voor veel experten is dat ze voornamelijk met hun vak bezig zijn. Daardoor besteden ze veel aandacht aan dingen die voor henzelf van groot belang zijn, maar er voor het publiek minder toe doen. Misschien is de toehoorder helemaal niet geïnteresseerd in de methodologie van bijvoorbeeld het onderzoek dat je presenteert en eerder in de resultaten ervan,  en de mate waarin die voor haar/hem van nut kunnen zijn.

3. Vertel een duidelijk, gestructureerd verhaal

Mensen gaan je verhaal makkelijker onthouden als het een duidelijke, eenvoudige structuur heeft. Een populaire vorm is bijvoorbeeld de herhaling: kondig aan wat je gaat vertellen, vertel het en herhaal aan het einde nog eens de hoofdpunten van wat je gezegd hebt.

Je kan je verhaal ook opbouwen vanuit een conflict. Heel wat presentaties kunnen aan spanning winnen door ze uit te werken rond de vraag wat er, vanuit het standpunt van de luisteraar, op het spel staat, en welke obstakels moeten overwonnen worden. Bijvoorbeeld: “wij willen wel onze sociale mediastrategie verbeteren, maar we hebben er de tijd of de mensen niet voor”.

4. Zorg voor een sterke opener en een memorabel slot

Het begin van je presentatie is belangrijk. Verveel je publiek niet met een uitleg over wie je bent, maar val met de deur in huis: een sterk beeld dat de aandacht trekt, een prikkelende vraag, een citaat, een verhaal of anekdote.  Maak verbinding met je publiek door je eigen betrokkenheid duidelijk te maken. Laat je publiek voelen waarom je het onderwerp belangrijk vindt en wat je eigen kijk erop is.

Bedenk ook een memorabel slot. Mensen onthouden makkelijker wat ze het laatst gehoord hebben. Sluit af met een oproep tot actie, een samenvatting van de 3 belangrijkste kwesties die je behandeld hebt, een verwijzing naar een artikel op je website of een inspirerend citaat. Voor welk slot je ook kiest, hou het eenvoudig, actief en helder. Eindig je verhaal zodanig dat je de toehoorder inspireert om zich verder in het onderwerp te verdiepen of op een of andere manier actie te ondernemen.

5. Beperk de hoeveelheid informatie

Beperk je in je verhaal tot de hoofdzaken en die dingen die nodig zijn om je punt te maken. Zorg ervoor dat elk voorbeeld, topic of principe dat je aanhaalt op een of andere manier verband houdt met de centrale boodschap die je wil overbrengen.

Veel mensen gebruiken hun presentatie om samenvattend weer te geven wat ze willen zeggen om zelf de draad niet kwijt te raken. Probeer dit te vermijden en gebruik hiervoor de notitiepagina’s.

Behandel per slide niet meer dan één hoofdpunt. Vermijd opsommingslijsten: “Bullets kill“. Een slide met opsommingstekens leidt er vaak toe dat mensen je slide beginnen te lezen, en dus ophouden met naar jou te luisteren.

Vereenvoudig grafieken en tabellen en richt de aandacht op de hoofdzaak. Probeer een manier te vinden om complexe data te verminderen tot enkele kerncijfers. Als je tabellen en cijfers gebruikt, doe dat dat in een “infographic”-stijl in plaats van een typische Excel-achtige tabel.

6. Maak het visueel

Een presentatie is geen samenvatting van je verhaal, maar een ondersteuning van de boodschap die je wil brengen. Hoe meer visueel die ondersteuning is, hoe aantrekkelijker. Maak dus zoveel mogelijk gebruik van relevante foto’s en afbeeldingen van hoge kwaliteit. Er zijn verschillende bronnen waar je gratis foto’s vindt. Of je kan ze zelf maken met tools als Pablo of Canva.

Maak je afbeeldingen groot genoeg: minstens de helft van je scherm, en aflopend: laat geen marge, maar zet de foto tot aan de rand van je scherm. Beperk het aantal afbeeldingen in één scherm. Een collage van meerdere kleine afbeeldingen werkt niet: het geeft te veel informatie en het is moeilijk te bekijken.

Gebruik je toch meerdere afbeeldingen? Zet ze dan netjes uitgelijnd in een strak rooster. Dat kan je in Powerpoint makkelijk doen door je afbeeldingen te selecteren (shift + klik) en dan in het optiemenu “Schikken > Uitlijnen of verdelen” een keuze te maken.

7. Zorg voor een goede lay-out

Stel je niet zomaar tevreden met de standaard dia-indelingen die Powerpoint je voorschotelt. Ga voor een creatieve schermlay-out en typografie. Let op witruimte en uitlijning van de verschillende onderdelen binnen je schermen.

Beperk je niet tot de voor de hand liggende lettertypes.  Google maar even op “free fonts” en je vindt massa’s interessante alternatieven. Wel met mate gebruiken: niet meer dan 2 of 3 in één presentatie. Een grootte van minstens 30 punt maakt het niet enkel makkelijker voor je publiek om je tekst te lezen, maar het helpt hen ook de informatie te onthouden.

Gebruik een samenhangend kleurenpalet, bijvoorbeeld gebaseerd op de huiskleuren van je organisatie. Via paletton.com of coolors.co kan je een set van bij elkaar horende kleuren opbouwen. Via het tabblad “Ontwerp” kan je nu in Powerpoint een eigen thema opmaken met je zelfgekozen lettertypes en kleuren. Sla het geheel op als een sjabloon en deel dit binnen je organisatie, zodat je op een herkenbare manier naar buiten kan treden.

8. Bereid je presentatie voor

Niet het minst belangrijke punt: neem de tijd om een goed verhaal op te bouwen, om na te denken over opbouw en structuur en om geschikte afbeeldingen te zoeken. Een goede presentatie in elkaar steken, is niet iets dat je “gauwgauw” de avond voordien afhaspelt.

Leer van goede voorbeelden. Grasduin eens op Slideshare en analyseer hoe en waarom bepaalde presentaties je aandacht trekken en andere helemaal niet.

En tot slot: oefen je tekst in, voor de spiegel, voor de camera, voor je collega’s. Probeer uit hoeveel tijd je nodig hebt.  Zo vermijd je dat je de laatste slides op een drafje moet afhandelen, of overslaan omdat je tijd om is. Je toehoorders zullen je er dankbaar voor zijn.

  Meer lezen

Meer tips over presentaties maken vind je op onze Scoop.It! pagina over e-leren. Bekijk ook eens deze infographic die de belangrijkste aandachtspunten nog eens op een rijtje zet.