Jouw ‘Postvak in’ helemaal leeg. Klinkt als muziek in de oren? Dat is niet verwonderlijk. Overvolle mailboxen verhogen snel je gevoel van werkdruk en hebben een erg ontmoedigend karakter. We tonen je in vijf eenvoudige stappen hoe een efficiënt beheer van jouw mailbox werkelijkheid wordt.

Loskade

Misschien doet jouw mailbox ook dienst als ‘to do’-lijstje of veredeld archief. Twee toepassingen waarvoor er niet alleen betere alternatieven bestaan, maar die ook onherroepelijk resulteren in overvolle brievenbussen en een serieuze belasting van je werktijd.

Een efficiënt beheerde mailbox kan je het best vergelijken met een loskade. Pakketjes informatie moet je bij hun aankomst screenen en vervolgens naar hun juiste bestemming brengen. Doe je dit niet dan zal je loskade onherroepelijk dichtslibben waardoor er geen pakketjes meer bij kunnen of er andere in het water dreigen te vallen. Af en toe plek op je kade vrijmaken brengt soelaas, maar zorgt er ook voor dat je mails een tweede of derde keer moet ‘screenen’ op momenten dat je al lang niet meer weet wat je met bepaalde informatie aan moet.

Hierna leggen we je in vijf stappen uit hoe je je mailbox weer onder controle krijgt en efficiënt beheert.

Stap 1: Maak mappen

Je mailbox voorziet de mogelijkheid om in je inbox mappen aan te maken. Doe dat. Maak mappen aan voor de projecten waaraan je werkt of de taken waarvoor je verantwoordelijk bent. Zorg voor een indeling die jou het beste past, maar kijk uit met mappen zoals ‘Te lezen’ of ‘Te doen’. Die groeien al snel uit tot schaduwarchieven.

Stap 2: Hou schoon schip

Als je klaar bent met je mappenindeling, trek je de nodige tijd uit om schoon schip te houden. De tijd die je hiervoor moet vrijmaken is afhankelijk van de huidige staat van je inbox. Is die nog te overzien dan plan je een moment om je mails onder handen te nemen, beginnend bij het oudste bericht. Laat je hierbij leiden door de keuzemogelijkheden die je terugvindt onder stap 4.

Is er heel wat werk aan de winkel, dan kan je kiezen voor de ‘tabula rasa’-aanpak. Plaats al je mails uit je inbox in een aparte map ‘Archief’ en ga onmiddellijk over naar stap 3. Verwerk de mails uit je archiefmap later in stapjes of neem ze beet op het moment dat ze terug opduiken.

Stap 3: Kies je moment

Bepaal voor jezelf vaste momenten waarop je je mailbox opent. Tenzij je job een permanente opvolging van je mails veronderstelt, zijn twee of drie van zulke momenten meer dan voldoende. Continu in je mailbox duiken, zorgt voor stress en tijdverlies. Mails die je nog niet verwerkt hebt, zal je immers snel meerdere keren lezen.

Stap 4: Ga over tot actie

Dé gulden regel voor een efficiënt e-mailbeheer: koppel onmiddellijk een actie aan al je binnenkomende berichten. Hierbij heb je de keuze uit vier mogelijkheden:

• Verwijder: Mails die je niet nodig hebt, verwijder je onmiddellijk. Als een bericht niet op je interesse kan rekenen, dan zal dat heus ook niet het geval zijn drie weken later. Weg ermee!
• Delegeer: Een bericht waarmee niet jij maar eerder een collega raad weet, stuur je door met een woordje uitleg. Uiteraard ga je hier doordacht te werk. Het is niet de bedoeling dat je zomaar werk doorspeelt. Zorg dus dat je op het eind van de dag je collega’s nog onder ogen kan komen.
• Handel: Mails die maar een tweetal minuutjes werk vragen zoals een Doodle-verzoek of een informatieverzoek handel je onmiddellijk af.
• Archiveer: Berichten die meer tijd vragen of onder een bepaald project vallen, plaats je in de juiste map. Die mails pak je aan wanneer je je project in handen neemt. Zo bepaal jij – en niet je mailbox – je agenda.

Streef ernaar dat je ‘Postvak in’ op het eind van de dag leeg is, of slechts een minimum aan mails bevat.

Stap 5: Hou het netjes

Eens je je mailbox onder controle hebt, maak je af en toe tijd vrij voor onderhoud. Je mappenindeling is een dynamisch gegeven. Projecten lopen af en nieuwe dienen zich aan. Aarzel niet om projectmappen te verwijderen als ze niet langer relevant zijn.
Bewaar daarom belangrijke documenten niet in je mailbox, maar geef ze een plek op de harde schijf van je computer waar ze thuishoren. Op deze manier kan je met een gerust hart mails of projectmappen na verloop van tijd naar de prullenmand verwijzen. Documenten die je later nog nodig hebt, blijven op deze manier bewaard.

Zure appel

Het mag duidelijk zijn dat een efficiënt e-mailbeheer inspanningen veronderstelt en voor sommige onder ons zelfs heel wat moed. En het moet gezegd: de omschakeling vraagt zeker in het begin aanpassingen en discipline. Maar eens door de zure appel heen is het verschil snel voelbaar. Beloofd. Mail ons gerust je reactie. Je mag rekenen op een snel antwoord.