Met deze drie tips houd je de vinger aan de pols van wat er leeft aan de basis van je vereniging, zorg je ervoor dat je als vereniging niet versteent en hou je de energie van je lokale afdelingen en vrijwilligers op peil.

Tip 1: Stem af met wat er leeft aan de basis

Uit het onderzoek ‘Vrijwilligers in beweging’ blijkt dat er een zorgwekkende afstand is tussen lokale afdelingen en hun overkoepelende vereniging. 80% van de voorzitters van afdelingen voelt zich betrokken op hun vereniging, maar amper de helft van de voorzitters ervaart een vereniging die betrokken is op hen. Vooral bij groepen waar weinig doorstroming is in het bestuur leeft het gevoel dat de vereniging weinig met de afdeling bezig is. Daar zijn drie oorzaken voor:

• De meeste groepen hebben nog een stevig, herhalend activiteitenaanbod. Deze herhaling zorgt voor kwaliteit, maar tegelijkertijd ook voor vertrouwdheid en weinig nieuwe uitdagingen voor de groep. We spreken in dit geval van routineuze groepen. Er zijn voor deze groepen weinig redenen om ondersteuning op te zoeken waardoor het contact met de vereniging vermindert.
• Verstillende groepen zien hun vereniging plots versnellen en verbeteracties opstarten om bijvoorbeeld vergrijzing tegen te gaan: stimuleren van lokale wervingsacties, activiteiten om een meer divers publiek te bereiken, het actualiseren van hun visie en missie enz. Deze goedbedoelde acties zorgen echter voor een groeiende afstand tussen de vereniging en de lokale afdeling waardoor groepen soms afhaken.
• Omwille van besparingen en de keuze voor innoverende experimenten halen verenigingen personeel weg bij hun groep afdelingsbegeleiders. Zo zijn er afdelingsbegeleiders die meer dan 80 groepen moeten opvolgen. Dat dit resulteert in minder contact spreekt voor zich.

De onderzoekers vrezen dat een top-downbenadering onvoldoende rekening houdt met de grote diversiteit aan groepen en een ondersteuning op maat bemoeilijkt. Ze adviseren ondersteuning die vertrekt vanuit het perspectief van de lokale groep. Waartoe ondersteund wordt, moet meer de keuze van de groep zijn en in dialoog gebeuren met de vereniging. Door aandachtig te luisteren naar de afdelingsbegeleiders in je vereniging blijf je ook op de hoogte van wat er leeft bij lokale afdelingen. Geef deze basiswerkers dus ook een stem in de besluitvorming van je vereniging.

Tip 2: Begin bij de ‘waarom’-vraag

Sociaal-culturele organisaties kunnen heel wat leren van Apple. Hun missie – ofwel de ‘waarom’-vraag – ligt steeds aan de basis van hun bedrijfsstrategie. Apple wil de mogelijkheden voor de gebruiker zoveel mogelijk vergroten. Op basis van die ‘waarom’, zoekt het bedrijf ‘hoe’ ICT dat kan realiseren, en vervolgens ‘wat’ het op de markt wil brengen. In tegenstelling tot traditionele bedrijven, die doorgaans vertrekken van ‘wat’ zij op de markt willen brengen, en vervolgens bedenken ‘hoe’ ze dat gaan doen.

Wil je met je vereniging blijven inspireren, grijp dan regelmatig terug naar je missie. Je missie is het ‘waarom’ van je vereniging, de bestaansreden van je organisatie. Hoe ruimer de missie, hoe meer ruimte er is voor invulling door je lokale afdelingen. Want eens de ‘waarom’ duidelijk is, kan je de manier waarop je de missie wil realiseren verder uitspitten. ‘Verenigen’, ‘belangenbehartigen’ en ‘dienstverlenen’ duiken vaak op in de ‘hoe’ van sociaal-culturele verenigingen, maar het gaat ook over meer concrete keuzes zoals:

• Op welk niveau en voor welke taken zetten vrijwilligers/beroepskrachten zich in?
• Hoe wordt participatie en besluitvorming georganiseerd?
• Hoe moet een afdeling georganiseerd zijn?
• Hoe werken we samen met andere organisaties?
• …

Wanneer de ‘waarom’ en de ‘hoe’ van je organisatie duidelijk zijn, kan je ten slotte stilstaan bij de ‘wat’. Deze richtvragen helpen je verder:

• Welke activiteiten organiseren we als vereniging?
• Wat bied je aan op vlak van ondersteuning aan je afdelingen?
• Bied je financiële ondersteuning aan afdelingen of net niet?
• Welke activiteiten organiseren de afdelingen?
• …

Tip 3: Bied onderhandelingsruimte aan afdelingen

Onderhandelingsruimte zorgt ervoor dat je als vereniging weet wat er aan de basis gebeurt en hierin mee kan ontwikkelen. Welke onderhandelingsruimte geef je aan vrijwilligers in afdelingen?

• Voor de ‘waarom’-vraag van je vereniging is er weinig onderhandelingsruimte. Wanneer een afdeling zich niet kan vinden in de missie van je vereniging, sluit zij zich beter aan bij een andere vereniging.
• Voor de ‘hoe’-vraag kan een vereniging al wat meer onderhandelingsruimte geven aan haar afdelingen. Steeds meer afdelingen werken bijvoorbeeld met afgebakende taken in plaats van functies zoals voorzitter, secretaris of penningmeester. Onderhandelingsruimte geven betekent ook dat je een afdeling laat kiezen of ze wil werken met functies dan wel met taken.
• Op de ‘wat’-vraag moeten afdelingen de meeste onderhandelingsruimte krijgen, op voorwaarde dat hun keuzes missiegedreven zijn.