Om een activiteit te organiseren of een project op touw te zetten, heb je steeds bepaalde kennis nodig. Naargelang het verloop van die activiteit moet je die kennis zoeken, verwerken, doorgeven en /of bijsturen.

In bovenstaande figuur kan je zes fasen onderscheiden: (1) het kader waarbinnen de activiteit/project doorgaat, (2) de voorbereiding of ontwikkeling van de activiteit, de uitvoering (3) en het resultaat (4), datgene wat gedeeld wordt binnen en buiten de organisatie (5) en de bijsturing na evaluatie (6).

Kader (P)

Het kader waarbinnen de activiteit plaatsgrijpt, wordt in grote mate bepaald door de missie en beleidsplanning van de organisatie. Daarnaast zijn er ook verschillende werkingsprocessen of workflows binnen een organisatie die eventueel in procedures of regels zijn uitgewerkt.

Ontwikkelen (P)

Om een activiteit voor te bereiden, moet je een ontwikkelfase doorlopen. Hiervoor is input nodig. Die kan komen uit interne documentatie of uit andere externe bronnen zoals publicaties, het internet of sociale media. Observaties, metingen, registraties en de ervaring van de medewerkers, leveren ook nuttige informatie op. Bij deze input komen ook nog de resultaten die vroegere processen van kenniscreatie hebben opgeleverd (zie verder onder Bijsturen).

Vervolgens moet je de verworven informatie en kennis verwerken tot een activiteit. Dat betekent de aanmaak van een product (bijvoorbeeld een publicatie), het opzetten van een dienstverlening (een begeleiding, cursus, enz.) of een veranderingsproces (bijvoorbeeld een sociale actie of gemeenschapsvormende activiteit).

Uitvoeren (D)

De volgende stap in het proces is de uitvoering van wat geprogrammeerd en voorbereid is. Er wordt met andere woorden gehandeld. Als alles goed verloopt, is daar een evaluatie en/of verslag aan gekoppeld.

Resultaat (C)

Het resultaat van de activiteit wordt getoetst aan de verwachtingen en indicatoren. De feedback die je zo krijgt, registreer je best zodat je ze kan meenemen in de voortgangsrapportage.

Delen (C)

Vervolgens kan je uitwisselen met collega’s. Dat kan op beperkte schaal binnen de organisatie, maar je kan ook ruimer delen in een praktijkgemeenschap van sociaal-culturele werkers of nog breder via sociale media.

Bijsturen (A)

Al deze fases leveren een becommentarieerd resultaat op waaruit we lessen kunnen trekken. Die lessen nemen we mee wanneer we volgende keer een vergelijkbare activiteit uitwerken. En we brengen ze ook binnen in het proces van de kenniscreatie als één van de inputelementen.

Plan, do, check and act

In bovenstaande mindmap staan de letters P, D, C, A voor de te doorlopen stappen van een verbeterproces binnen een organisatie: plan, do, check en act (i.e. het ‘Demingwheel’). Door dit proces te doorlopen, wordt de omgang met kennis binnen de organisatie steeds beter en komt ze tot verdere ontwikkeling. Wat resulteert in de groei van de organisatie tot een ‘lerende organisatie’ die haar kwaliteit hoog houdt en steeds beter wordt.

Over dit artikel

Dit artikel kwam tot stand op basis van de keynote ‘KIM en de drie kennisprocessen in organsiaties, een kader’ die Jon Goubin verzorgde tijdens de studiedag ‘Wat kan KIM voor je organisatie betekenen?’ (14 oktober 2014).

Dit artikel maakt deel uit van een drieluik. Lees ook de artikels ‘KIM: de zes fasen van kenniscreatie (2)’ en ‘KIM: kennisinvestering (3)’.