De startende, autonome, routineuze en verstillende groep stellen de vier levensfasen van een afdeling voor volgens onderzoeker Joris Piot. Hoe passen afdelingsbegeleiders hun ondersteuning hierop aan? Socius geeft je vier inspirerende praktijkvoorbeelden uit het leertraject afdelingsbegeleiding voor verenigingen uit het sociaal-cultureel volwassenenwerk.

De namen van de afdelingen en verenigingen werden vervangen door fictieve namen.

De startende groep

Rita werkt sinds tien jaar voor vereniging X. Ze kreeg de opdracht om een nieuwe afdeling op te richten in de gemeente Ippegem, een blinde vlek op de kaart van België. Met haar jarenlange ervaring, getuigt Rita: “Je moet een nieuwe afdeling opstarten met de juiste mensen. Als mijn buikgevoel zegt dat het niet goed zit van bij het begin, dan doe ik het niet en wacht ik nog een jaar. Het heeft geen zin om koste wat kost een afdeling op te starten.” Wanneer de tijd wel rijp is, stelt ze haar vereniging voor op een aantrekkelijke manier. “We doen ze honger krijgen naar vereniging X. Al onze afdelingsbegeleiders zijn hierin getraind. We weten precies wat we onze afdelingen te bieden hebben én wat wij verwachten van hen. De missie van onze vereniging is duidelijk en geeft richting. Tegelijkertijd is het eigenaarschap en de autonomie van de afdeling groot. Die combinatie werkt.”

In de opstartfase gaat Rita regelmatig naar vergaderingen van afdeling Ippegem. Na de bijeenkomst neemt ze de tijd om nog wat te blijven hangen omdat mensen elkaar nog niet goed kennen: “Op zo’n moment probeer ik aan te voelen of het wel goed komt”.

Eenmaal de werking van de groep op de rails zit, probeert Rita los te laten. “Belangrijk is om je van bij het begin niet te dienstbaar op te stellen. Ik als afdelingsbegeleider mag niet de spil zijn, anders is de groep te afhankelijk van me. Van bij de start doen ze het zelf en vormen ze een eigen gemeenschap.”

“We weten precies wat we onze afdelingen te bieden hebben én wat wij verwachten van onze hen. De missie van onze vereniging is duidelijk en geeft richting.”

De autonome groep

Steven gaat naar een autonome groep als ‘procesbegeleider’. Zijn vereniging Y heeft goed begrepen dat je autonome groepen, zoals Everdorp, vooral in haar onafhankelijkheid moet laten. Dat doet Steven door een keer grondig het gesprek aan te gaan met de lokale afdeling: “Ik bereid één dag mijn aanpak voor, en werk daarna ongeveer drie uur met de groep stevig door. Meer moet dat niet zijn, want anders kom ik te belerend over. Ik ga niet naar de volgende vergadering, maar als ik de groep tegenkom, spreek ik hen wel aan.” Persoonlijk contact houden is belangrijk. Al was het maar om de temperatuur te blijven meten in de afdeling. “Als ik merk dat een afdeling dreigt over te gaan van autonoom naar routineus, schiet ik wel opnieuw in actie.”

Persoonlijk contact houden is belangrijk. Al was het maar om de temperatuur te blijven meten in de afdeling.

De routineuze groep

Voorzitters van een afdeling zijn bij vereniging Z verplicht om na acht jaar hun plaats af te staan. Dat heeft de vereniging in haar statuten gezet om doorstroming van vrijwilligers te garanderen. Het vermijdt dat een groep routineus wordt. Sara en haar collega-afdelingsbegeleiders weten dat het gevoelig ligt om een vrijwilliger na acht jaar ‘aan de kant te schuiven’. Daar hebben ze een specifieke aanpak voor.
Sara: “In afdeling Opperbeek heb ik de voorzitter die er 8 jaar dienst op had zitten, erevoorzitter gemaakt.” Sara is al anderhalf jaar voor het einde van zijn termijn met hem beginnen praten: “Zo vermijd je dat de kikker in de kom water langzaam opwarmt.”

Een andere afdeling die Sara begeleidt, is Rekkegem, een routineuze afdeling. “De vraag die ik me bij een routineuze groep telkens stel is: Zet je in dezelfde gemeente een nieuwe afdeling naast de bestaande afdeling (=galant voorbijsteken) of doe je dat pas bij een verstillende afdeling en ga je bij een routineuze groep op zoek naar vernieuwing?” Dit toont het verschil in hoe je naar een routineuze afdeling kijkt: als zieke groep of als kwetsbare groep.

De verstillende groep

De grote vraag onder afdelingsbegeleiders is: Kan je nog hoop hebben bij een verstillende groep? Mohamed, afdelingsbegeleider bij de vereniging A getuigt: “Je moet een onderscheid maken tussen een verstillende afdeling waar wel nog energie is en een verstillende afdeling waar de energie op is. Dat kom je pas te weten door het gesprek aan te gaan met de groep en stil te staan bij hun levensfase. En dat doe je bovendien ook niet op je eentje als afdelingsbegeleider. Als de groep er bewust voor kiest om uit te doven, is dat een eerbare optie die je moet respecteren. In die groepen investeer ik mijn tijd niet meer. Het is ook demotiverend voor mezelf.”

De grote vraag onder afdelingsbegeleiders is: Kan je nog hoop hebben bij een verstillende groep?

Zo vraagt afdelingsbegeleider Melanie zich ook af: “Moeten we per se nieuw leven proberen blazen in een verstillende groep? Elke afdeling heeft zijn levenscyclus, dus sterft ooit.” Vanuit die logica is georganiseerde bestuursvernieuwing geen goed idee. “Gesloten vriendengroepen moet je niet vernieuwen. Een nieuwe groep opstarten heeft meer slaagkans. En vraagt verhoudingsgewijs minder energie van jou als afdelingsbegeleider.”

In vereniging A werd vroeger veel tijd besteed aan de begeleiding van verstillende afdelingen. Die tijden zijn veranderd. Afdelingsbegeleiders Mohamed en Melanie investeren nu veel meer in routineuze groepen. “Op het eerste zicht lijkt alles goed te gaan in een routineuze groep. Toch heb je een belangrijke taak als afdelingsbegeleider. Je wil vermijden dat de groep verstilt. Idealiter begeleid je de groep van routineus terug naar autonoom.”

‘Het droomverhaal’ is een interessante activiteit om met routineuze afdelingen te doen. Melanie vertelt met veel enthousiasme: “Ik heb enkele routineuze groepen uit één regio samengebracht, met een gerichte uitnodiging aan de bestuursvrijwilligers die er de laatste drie jaar zijn bijgekomen. Niet om de werking van hun eigen afdeling te evalueren, want dan krijg je een klaagzang. Wel heb ik hen uitgenodigd om te dromen over waar ze binnen 5 jaar willen staan en wat ze dan willen doen. De motivatie onder de vrijwilligers was groot.”

Meer lezen?

Wil je meer weten over afdelingsbegeleiding en de verschillende levensfasen van een groep? Lees dan het blogbericht ‘Afdelingsbegeleiding op maat’ van stafmedewerkster Line Windey of lees het interview met onderzoeker Joris Piot over afdelingsbegeleiding in het Socius Magazine 2016.