In het uitvoeringsbesluit bij het nieuwe decreet sociaal-cultureel volwassenenwerk worden organisaties aangespoord stakeholders te betrekken bij het formuleren van de strategische doelstellingen voor hun nieuw beleidsplan. Deze keuze kadert binnen de principes van ‘goed bestuur’. Concreet betekent dit dat je geen beleidsplan meer kan maken (en uitvoeren) zonder rekening te houden met de inbreng en belangen van je stakeholders. Hoe pak je dit efficiënt aan?

Wie zijn je stakeholders?

Een stakeholder is iemand die een belang (Engels: ‘stake’) heeft bij het functioneren van je organisatie. Meer specifiek zijn het al die personen die op een gegeven moment invloed uitoefenen op of worden beïnvloed door de werking van je organisatie. Interne stakeholders zijn in de eerste plaats de eigen medewerkers, zoals personeelsleden, vrijwillige medewerkers, freelance medewerkers en bestuursleden. Externe stakeholders zijn mensen, groepen of organisaties die buiten je organisatie staan of er niet dagelijks bij betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld de overheid of je potentiële doelpubliek.

Het identificeren van je interne stakeholders is eenvoudig. Maar hoe krijg je te pakken wie je externe stakeholders zijn?

Identificeren van externe stakeholders

Om de externe stakeholders te benoemen, begin je best met te brainstormen voor een ‘long list’. Omdat niet alle partijen even belangrijk zijn en niet dezelfde invloed op de werking van je organisatie hebben, zal je daarna moeten selecteren om vervolgens een ‘short list’ te maken. Maar hoe wik en weeg je hun belang en invloed? De methode ‘stakeholdermapping’ kan je daarbij helpen. Deze techniek toont je hoe hun belang in verband staat met de macht en impact die ze op je organisatie hebben.

Welke verwachtingen hebben je stakeholders?

De wensen van je interne stakeholders kan je eenvoudig bevragen tijdens de gegevensverzameling voor je beleidsplanning. Ook via functioneringsgesprekken kom je heel wat informatie te weten. Focus je op hun aspiraties: Wat willen ze binnen de werking van je organisatie zelf nog realiseren in de komende beleidsperiode?

Externe stakeholders uit je ‘short list’, kan je dan weer bevragen via interviews, een enquête, een representatief panel enz.

Hierbij zoek je naar antwoorden op vragen als:

• Welke resultaten wil je dat de organisatie de komende vijf jaar neerzet?
• Hoe tevreden ben je over de voorbije werking?
• Wat zijn de sterke/zwakke punten van de organisatie?
• Zie je kansen in bepaalde maatschappelijke ontwikkelingen?
• Zijn er bepaalde maatschappelijke ontwikkelingen die bedreigend zijn voor de organisatie en haar missie?

SWOART als richtingaanwijzer

De verwachtingen en wensen van je stakeholders heb je nodig om in te brengen in een sterkte-zwakte analyse: de SWOART. Naast sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen voeg je er aspiraties (A, van interne stakeholders) en gewenste resultaten (R, van externe stakeholders) aan toe.

De analyse van die gegevens toont je meer positieve en innovatieve uitdagingen voor je toekomstig beleid. Uitdagingen die, eens geformuleerd, zullen leiden tot beleidskeuzes en strategische doelen voor de komende beleidsperiode. Eens het beleidsplan is afgewerkt, goedgekeurd en ingediend, stopt de relatie met je stakeholders natuurlijk niet. In het kader van je zakelijke planning hoor je voor ‘goed bestuur’ te zorgen, voor kwaliteitszorg enz. Een goede communicatie met alle belanghebbenden hoort daarbij.

Meer weten?

Op 1 maart organiseerde Socius een vorming over het betrekken van stakeholders bij je organisatie en beleidsplanningsproces. De presentatie van deze vorming kan je hieronder raadplegen. Heb je nog specifieke vragen? Socius-medewerker Jon Goubin helpt je graag op weg.