Professioneel en kwaliteitsvol beleid voeren in een organisatie vertrekt vandaag bij het werken met een degelijk en gedragen beleidsplan. In die zin is het maken van een beleidsplan voor elke organisatie van intrinsiek belang. Want kwaliteitsvol werken heeft alles te maken met goed weten wat je wil, waarom je het wil en hoe je het denkt te realiseren in de actuele maatschappelijke context.

In het nieuwe decreet staat het werken met een sterk beleidsplan centraal in de hele beleidscyclus van subsidieaanvraag tot beoordeling en evaluatie. In zijn beleidsbrief Cultuur 2015-2016 schrijft minister Gatz: “Voor mij is het cruciaal dat het vernieuwde beleidskader garant staat voor een kwaliteitsvol en duurzaam sociaal-cultureel werk voor volwassenen. Het moet de sector optimaal stimuleren zich te enten op de maatschappelijke realiteit en actuele en toekomstige maatschappelijke uitdagingen.”

Sturingsmiddel

Het beleidsplan is een belangrijk sturingsmiddel waarmee een organisatie haar werking richt op het realiseren van de missie, onderbouwd vanuit een duidelijke en verantwoorde visie. De missie wordt vertaald in strategische en operationele doelstellingen.

Strategische doelstellingen leggen de grote lijnen vast voor de volgende vijf jaar: ze moeten kunnen verantwoord worden vanuit de missie en visie van de organisatie enerzijds, en vanuit de maatschappelijke contextanalyse anderzijds.

De operationele doelstellingen geven op een meer concreet en ‘vaststelbaar’ niveau aan wat de organisatie wil bewerkstelligen in de komende vijf jaar. De som van de operationele doelstellingen moet samen de strategische doelstellingen in voldoende mate afdekken.

Jaarlijks kan de organisatie deze operationele doelstellingen vertalen in concrete acties voor de volgende periodes, afgestemd op een evaluatie van de voorbije werking en op de actuele kansen en uitdagingen die zich aandienen.

Beoordeling en evaluatie

In het nieuwe decreet geven de negen inhoudelijke beoordelingselementen en de onderliggende evaluatie- en beoordelingscriteria een vrij helder beeld van wat de overheid precies verwacht van een goed inhoudelijk beleidsplan.

Missie en visie moeten helder zijn. Ze moeten in relatie gebracht worden met de actuele maatschappelijke context zodat de organisatie van daaruit kan verantwoorden hoe de sociaal-culturele rollen worden ingevuld, welke strategische en operationele doelstellingen worden vooropgesteld en voor welke functies en functiemix er precies wordt gekozen.

Verder moet het inhoudelijk deel van het beleidsplan duidelijkheid scheppen over de manier waarop de organisatie zal werken aan haar relevantie en uitstraling voor het gebied waarin zij werkt, over de werking in de vrije tijd, over de beoogde doelgroepen en publieken, en over de wijze waarop er met vrijwilligers wordt gewerkt.

De vorm van dit plan wordt niet opgelegd: het staat de organisatie vrij om juist die vorm te kiezen die voor de eigen werking het meest geschikt is.

Subsidieaanvraag en -enveloppe

Het inhoudelijk en zakelijk beleidsplan vormt de ruggengraat van de subsidieaanvraag, die via KIOSK (webomgeving van de Vlaamse Overheid) moet worden ingediend. Naast dit beleidsplan bevat de subsidieaanvraag een beschrijving van de invulling van elk beoordelingselement en mogelijk bijkomende informatie zoals bepaald in het model van subsidieaanvraag. Op basis van de decretale beoordelingselementen wordt op advies van een beoordelingscommissie en bij beslissing van de Vlaamse Regering uitgemaakt of de organisatie een subsidie-enveloppe krijgt toegewezen en zo ja, over welk bedrag het precies kan gaan.

Als dat bedrag sterk afwijkt van het gevraagde bedrag, kan de organisatie een geactualiseerd beleidsplan indienen dat beter afgestemd is op de beschikbare enveloppe, en dit uiterlijk op 1 april van het eerste jaar van de beleidsperiode. Dit geactualiseerd beleidsplan wordt dan gevalideerd door de Vlaamse Regering.

Beleidsplanning is in grote mate een cyclisch proces van plannen, acties ondernemen, evalueren en bijsturen. En van het creëren van gedragenheid bij alle stakeholders. Beleidsplannen werken het best als ze niet achter een bureau tot stand komen maar in dialoog met alle betrokkenen.