Afdelingen zijn er in alle maten en gewichten. Voor de begeleiding van je afdelingen volg je best een tweesporenbeleid: typeer elke afdeling en pas je begeleiding aan op maat van elk type. Een recent onderzoek van Civitaz deelt afdelingen van verenigingen in op basis van hun verschillende ‘levensfasen’: de startende, de autonome, de routineuze en de verstillende groep. Bij elke groep hoort een aangepaste begeleiding.

De kikker en de kom water

Een lokale afdeling is net als een kikker in een kom water. Werp je een kikker in kokend water, dan springt die er onmiddellijk uit. Zet je hem in koud water dat je geleidelijk opwarmt, dan is het beestje ten dode opgeschreven. Op het moment dat de kikker merkt dat het water te warm wordt, is het te laat.

Zo werkt het volgens onderzoeker Joris Piot van Civitaz ook bij afdelingen van verenigingen. Het water wordt geleidelijk warmer en op het moment dat er problemen komen, is het vaak te laat. Voor de begeleiding van afdelingen gebruik je dus best een ‘thermometer’ om de temperatuur van het water te meten. Die temperatuur zegt iets over wat er gaande is. De ene afdeling zwemt in aangenaam koel water, de andere spartelt voor haar leven in warm water. Persoonlijk contact houden is belangrijk om voeling te houden met de temperatuur van je afdelingen. De onderzoekers stellen een maximum van 40 afdelingen voor om een goeie begeleiding te garanderen. Het onderzoek biedt je ook handvatten om je afdelingen in te delen volgens de ‘natuurlijke’ levensfasen van een groep. Elke fase vraagt een ondersteuning op maat.

De startende groep

Een startende groep bruist. Er ligt nog weinig vast en alles is in volle ontwikkeling. Mensen komen en gaan, maar de groep groeit. ‘Bridging’, zeg maar het aangaan van relaties met de omgeving, verloopt spontaan en natuurlijk. Deze groepen vragen ondersteuning op heel wat vlakken maar hebben vooral begeleiding nodig op ‘bonding’. Het realiseren van verbindingen tussen de mensen onderling.

De autonome groep

Een autonome groep blaakt van zelfvertrouwen en creativiteit. De bestaansreden is duidelijk. Ze gaan doelgericht relaties aan met de omgeving, maar bewaak dat deze bridging niet enkel functioneel gebeurt. Bonding daarentegen zit goed. Er is een grote betrokkenheid en een gedeelde verantwoordelijkheid. Hou daarom persoonlijk contact en blijf hen prikkelen om uitdagingen aan te gaan.

De routineuze groep

In een routineuze groep loopt alles gesmeerd. Deze groepen hernemen goede activiteiten en stellen procedures op. Ze werken samen met anderen, weliswaar veelal met dezelfde partners. Toch trekt deze groep geen nieuwe mensen aan. Ze vragen weinig ondersteuning omdat alles naar wens verloopt. Je kan hen vergelijken met een kikker die langzaam dreigt gekookt te worden. Hen moet je weg van de routine en procedures begeleiden zodat iedereen opnieuw eigenaarschap kan opnemen.

De verstillende groep

Een verstillende groep plooit geleidelijk aan terug op zichzelf. Ze hebben weinig voelsprieten in hun omgeving en dromen minder over de toekomst. Fijne activiteiten organiseren ze vooral voor zichzelf. Er is geen doorstroming in leden en bestuur. Ze vragen nog weinig ondersteuning. Erken en waardeer het jarenlange engagement van deze vrijwilligers. Laat ze rustig verder doen, maar bied hen ook de eerbare optie om te stoppen.

Durf in hokjes te denken

Door afdelingen in hokjes te plaatsen, zet je ze niet vast maar bied je ze net de ondersteuning om te kunnen groeien en bloeien. Ontwikkel daarom met je organisatie een afdelingsbeleid. Welke types afdelingen zijn er in je organisatie? Welke types ga je veel ondersteunen, welke minder en welke niet meer?