Opvallend in het nieuwe decreet: de afgebakende werksoorten worden helemaal losgelaten. Organisaties mogen nu zélf kiezen hoe ze hun organisatiestructuur invullen. Dit betekent ook dat verenigingen niet meer strikt gebonden zijn aan een bepaald aantal afdelingen in een bepaald aantal provincies. Moet afdelingsbegeleiding daarom aan belang inboeten? Integendeel, een juiste begeleiding blijft essentieel voor onder andere jouw werking naar het brede publiek. Op zoek naar handvaten? In deze blogpost helpen we je graag op weg met een duidelijk stappenplan.
Voor we overgaan naar het stappenplan is het zinvol om een licht te werpen op de veranderende context. In het vorige decreet sociaal-cultureel volwassenenwerk van 2003 werden verenigingen pas erkend als ze minstens vijftig werkende afdelingen of groepen hadden in minstens drie Vlaamse provincies, waarbij in elke provincie minstens tien aangesloten afdelingen of groepen actief waren. Hierdoor startten verenigingen nieuwe groepen op en probeerden ze de stopzetting van bestaande groepen te beperken. Tot nu toe rekenden de meeste verenigingen de begeleiding van lokale groepen of afdelingen dan ook tot hun kerntaak. Ook etnisch-culturele federaties investeerden fors in de ondersteuning van lidverenigingen van mensen met een migratieachtergrond.
"De meer hybride invulling binnen het nieuwe decreet laat organisaties toe om hun missie te realiseren in een samenleving waarin vrijwilligerswerk en de manier van verenigen met rasse schreden evolueren."
Hybride invulling
Het nieuwe decreet van 2017 geeft verenigingen meer ademruimte door de afgebakende werksoorten – verenigingen, bewegingen en vormingsinstellingen – los te laten. De meer hybride invulling laat organisaties toe om hun missie te realiseren in een samenleving waarin vrijwilligerswerk en de manier van verenigen met rasse schreden evolueren. Mensen doen niet minder aan vrijwilligerswerk, maar wel anders. Ze zetten zich nog steeds bewust in, maar op een flexibele manier: voor afgebakende taken, minder intensief en voor kortere periodes. Ze verenigen zich ook in minder afgelijnde verbanden. In informelere structuren, met een lossere binding aan de organisatie en soms zelfs buiten de organisatiegrenzen. Verenigen is vandaag belangrijker dan de vereniging op zich.
Nog een shift die we zien in het nieuwe decreet: de begeleidingswijze van afdelingen of groepen is geen apart beoordelingselement meer. Dit betekent echter niet dat afdelingswerk geen onderwerp van beoordeling meer is. Dat is en blijft natuurlijk relevant in het licht van de gemeenschapsvormende functie, de verbindende rol én voor de werking naar het brede publiek. Ook processen die te maken hebben met de registratie, opvolging, evaluatie en bijsturing van de afdelingen blijven deel uitmaken van de integrale kwaliteitszorg binnen elke organisatie die met afdelingen werkt.
"Mensen verenigen zich in lossere verbanden en soms zelfs buiten de organisatiegrenzen. Verenigen is vandaag belangrijker dan de vereniging op zich."
6-stappenplan
Hoewel veel organisaties vandaag experimenteren met nieuwe vormen van verenigen om een antwoord te bieden op de veranderende maatschappelijke context, blijft afdelingswerk dus belangrijk. Maar hoe ontwikkel je hier een visie rond? En via welke strategie operationaliseer je die visie? Hoe zorg je ervoor dat afdelingen zich betrokken voelen op de missie? Dat ze activiteiten organiseren die de missie uitdragen en helpen realiseren? De 6 stappen hieronder vormen alvast een goede aanzet om de afdelingsbegeleiding binnen jouw organisatie op punt te stellen.
1. Schets een beeld van een ‘goed werkende afdeling’
Denk aan een afdeling die volgens jou goed werkt. Hoe ziet die eruit? Hoe verwacht je dat een goed draaiende afdeling bijdraagt aan de missie van jouw organisatie? Vertrek hierbij niet alleen vanuit verwachtingen ten opzichte van afdelingen of vanuit administratieve formaliteiten (bv. vrijwilligers registreren, verslagen van de activiteiten doorsturen, …). Maar hou ook rekening met de processen en activiteiten binnen de afdelingen.
Schrijf het profiel van deze ‘droomafdeling’ zo gedetailleerd mogelijk uit. Bijvoorbeeld: “een afdeling die onze missie actief uitdraagt door de activiteiten die ze inricht en de samenwerkingsverbanden die ze aangaat, waar nieuwe vrijwilligers vlot kunnen instromen en die in vergaderingen niet alleen oog heeft voor praktische zaken, maar ook voor de beleving van de vrijwilligers.”
2. Formuleer criteria om de kwaliteit van de werking te bepalen
Welke criteria kan je uit deze ‘droomafdeling’ distilleren om de kwaliteit van de werking van jouw afdelingen te bepalen? Maak een lijstje met kwaliteitscriteria. Hoe verhouden afdelingen zich tot de missie van jouw organisatie? Werken ze samen met organisaties in hun omgeving? Staan ze open voor nieuwe potentiële vrijwilligers? Hoe polsen ze naar de beleving van de vrijwilligers? …
Laat je hiervoor inspireren door het PPP-model van Joris Piot dat oog heeft voor product (of taak), people (of relatie) en procedures (of structuur). Beperk je niet tot één van deze dimensies maar bekijk taak, relatie en structuur in hun samenhang.
3. Stel een typologie van afdelingen op
Hoe krijg je een zicht op de criteria die je formuleert? Wat ‘meet’ je al? Welke bijkomende (kwalitatieve en kwantitatieve) informatie heb je nog nodig? De levensfasetest die Socius in samenwerking met Joris Piot ontwikkelde is een mogelijk meetinstrument dat je – indien nodig – verder kan afstemmen op jouw eigen organisatiecontext.
Welke types van afdelingen komen er in jouw organisatie voor? Bijvoorbeeld groepen naar levensfase: startend, autonoom, routineus, verstillend.
4. Detecteer de ondersteuningsnoden per type afdeling
Welke noden hebben alle afdelingen gemeenschappelijk? Op welk vlak moet je diversifiëren naar type afdeling? De gemeenschappelijke noden kan je aanbodsgericht invullen. Voor de specifieke noden werk je best op maat.
Ga in gesprek met een aantal lokale groepen van elk type rond hun ondersteuningsnoden. Welke ondersteuning hebben zij nodig om hun werking anders aan te pakken, hun handelingsperspectief te vergroten en dichter bij de ‘droomafdeling’ te komen? Probeer deze ondersteuningsnoden te concretiseren en te vertalen naar een begeleidingsstijl en methodieken.
5. Ontwikkel een strategie voor afdelingsbegeleiding
Hoe kan je de strategie voor afdelingsbegeleiding optimaal afstemmen op de missie van jouw organisatie? Op welke afdelingen ligt de focus? Waarom? Bijvoorbeeld: de keuze voor een actieve wervingsstop of de keuze om in te zetten op groepen die op zichzelf terugplooien en minder in verbinding staan met hun omgeving.
Welke ondersteuning bied je? Bijvoorbeeld: de keuze voor een helpdesk om veel voorkomende praktisch-logistieke vragen op te vangen én voor langdurige procesbegeleiding die groepen ondersteunt in hun verenigingsproces.
6. Leg kwaliteitscriteria voor afdelingsbegeleiding vast
Hoe wil je de afdelinsgbegeleiding vormgeven? Wat maakt jouw begeleiding tot een kwaliteitsvolle begeleiding? Bijvoorbeeld: bottom-up en op maat werken, nabijheid.
Deze 6 stappen zouden je al goed op weg moeten helpen bij het begeleiden van jouw afdelingen. Heb je hier nog vragen over? Of wil je graag extra tips? Stuur me dan zeker een mail.
Heb je al wat ervaring met afdelingsbegeleiding en wil je je kennis verder uitbreiden? Schrijf je dan in voor het leertraject afdelingsondersteuning voor gevorderden. We starten op dinsdag 24 september.
