9 Tools voor kennismanagement

In een vorige bijdrage kon je een overzicht vinden van een aantal populaire en handige online hulpmiddelen voor kennismanagement. We vullen dit lijstje in een tweede deel aan met enkele extra tools. Het gebruik van externe en interne sociale media staat hier voorop.

UPDATE 29 mei 2017 – nog een paar social intranet tools toegevoegd.

6. Social media

Bekende sociale media als Facebook, Twitter en LinkedIn kunnen een belangrijke rol spelen bij kennisbeheer, met name bij het binnenhalen van kennis van buiten de organisatie.

Een Facebookggroep, open of gesloten, als samenwerkings- en deelplatform
Een LinkedIn groep om informatie uit te wisselen en vragen te stellen onder collega-professionals
Twitter-lijsten om op de hoogte te blijven van de actualiteit over een bepaald onderwerp.

Zeker ook de moeite om in dit verband te vermelden zijn deze toepassingen:

Slideshare, een platform waar je presentaties vindt over de meest uiteenlopende onderwerpen, en waar je via het publiceren van je eigen presentaties je professionele uitstraling en bereik kunt versterken.
Scoop.It!: een tool voor content curation waarop je kennis van anderen kunt binnenhalen en opnieuw delen.

Delen is het nieuwe hebben. Een mooi verhaal over hoe je door het delen van je kennis ook je eigen expertise vergroot, lees je in deze blog van Belle Beth Cooper: You should be teaching what you know (even if you’re no expert).

7. Social intranet: Yammer, Podio, Freedcamp, Bitrix24, Humhub

Pas de filosofie van social media toe op een intern, organisatiegebaseerd netwerk, en je krijgt een nieuwe generatie intranettoepassingen:

Yammer is zo’n beetje te vergelijken met een Facebookgroep, met de mogelijkheid om deelgroepen aan te maken en documenten te delen, maar dan enkel toegankelijk voor mensen die deel uitmaken van de organisatie, of die door medewerkers uitgenodigd worden.
Podio is een soort bouwdoos waar je volgens de specifieke noden van je organisatie een oneindig aantal componenten (apps) kunt toevoegen: projectbeheer, bestandsupload, reservatiekalender, takenlijst enzovoort, dat alles in een vlotte social media-achtige “look & feel”.
Freedcamp is een gelijkaardige toepassing, weliswaar iets beperkter maar wel een stuk goedkoper. De basismodule voor projectbeheer is gratis. Betalende uitbreidingen zijn er o.a. voor CRM (gebruikersbeheer) en voor extra opslagruimte. Zeer de moeite waard, vooral voor kleinere organisaties.
Bitrix24 omvat tools voor project- en takenbeheer, documenten delen, aankondigingen, conversaties en tijdsbeheer, geïntegreerd in een eenvoudige, social media-achtige interface. Gratis tot 12 gebruikers.
Humhub is een project van Duitse makelij, waarmee je in enkele kliks je eigen sociale intranet of ledennetwerk opzet. Je kan het platform uitbreiden met een groeiend aantal modules, bijvoorbeeld een kalender, integratie met DropBox of Google Drive, een berichtensysteem, een wiki… Humhub biedt een gratis community versie aan met een onbeperkt aantal gebruikers en een betalende “enterprise” versie. De software is open source, zodat je ze ook op je eigen server kan installeren. Een aanrader!

8. Visuals

Kennis delen hoeft niet enkel via uitgebreide teksten; soms is een visuele manier van presenteren veel effectiever. Enkele handige hulpmiddelen:

Met Piktochart maak je, zonder dat je daar veel technische kennis voor nodig hebt, interessante infographics
Mindmaps helpen bij het brainstormen over een bepaald onderwerp en om een probleemstelling helder gestructureerd uit te werken. Handige online tools zijn Bubbl.us en Popplet
Soms is het leuk om het verloop of de geschiedenis van een project of trend in een tijdlijn weer te geven; dat kan op een aantrekkelijke manier met Timeline JS of Tiki-Toki.

9. Video en screencasting

Een manier om impliciete kennis (tacit knowledge) te capteren: neem, desnoods gewoon met je smartphone, een interviewtje af van een collega of expert, of laat hem/haar een bepaalde vaardigheid demonstreren en hardop toelichten.

Gaat het om een digitale vaardigheid, bijvoorbeeld het uitvoeren van een bepaalde taak op een computer, dan is een schermfilmpje (screencast) vaak veel duidelijker dan een in tekst uitgeschreven handleiding.

Aandachtspunten bij de implementatie van nieuwe tools

Hoe ge je nu te werk bij het invoeren van nieuwe systemen voor kennisbeheer? Hier volgen enkele tips:

Begin met het in kaart brengen van de belangrijkste kennisprocessen: onthaal nieuwe medewerkers, intern en extern (terrein)kennis delen, werkprocedures: wat zijn verbeterpunten en groeimogelijkheden? Welke nieuwe processen zijn nodig?
Betrek de gebruikers vanaf het begin om de acceptatie te verhogen, o.a. door een gerichte rondvraag
Maak een plan op middellange termijn en voer dit stapsgewijs uit. Probeer niet alles ineens te realiseren en pak eerst de eenvoudigste en meest dringende dingen aan.
Test grondig met een kleine groep en stuur bij
Voer nieuwe technologie in ter vervanging/verbetering van bestaande werkwijzen, niet (enkel) als aanvulling
Zorg voor commitment bij de leiding van de organisatie; laat hen het goede voorbeeld geven.