9 Tools voor kennismanagement

Office in combinatie met e-mail is waarschijnlijk de meest gebruikte tool voor kennisdeling, maar niet de beste. Je vindt tegenwoordig een massa (online) applicaties die de klus veel beter klaren. Om je te helpen het bos door de bomen te zien maakten we, in het verlengde van de studiedag “Wat kan KIM voor je organisatie betekenen?” van 16 oktober 2014, een overzicht. In een eerste bijdrage komen alvast vijf tools aan bod, de rest volgt binnenkort.

Toepassingen

Wat is, voor jouw organisatie en voor jouw specifieke doelstellingen, een interessante tool voor kennismanagement? Het antwoord hierop wordt minstens bepaald door volgende overwegingen:

Het systeem laat toe dat informatie zo lang mogelijk in een open, deelbare en bewerkbare vorm blijft – zeg maar: een gedeeld online document, een webpagina dus, dat je in je webbrowser kan bekijken en bewerken -, en pas op het moment van de afwerking in een container als docx of pdf opgeslagen wordt.
Het systeem laat toe dat meerdere mensen commentaar/feedback kunnen geven en/of de informatie kunnen bewerken.
Het systeem voorziet dat elk stukje informatie voorzien is van de nodige metadata: tags, trefwoorden, labels, categorieën. Via deze metadata wordt het opzoeken van informatie sterk vereenvoudigd.
Het systeem laat toe om op een makkelijke manier rechten (alleen-lezen, commentaar geven, bewerken, verwijderen…) toe te kennen aan verschillende groepen gebruikers.

Hieronder bekijken we, vanuit deze criteria, een aantal toepassingen.

1. Cloud storage: Dropbox etc.

Het principe van Dropbox en aanverwanten (Box, iCloud, OneDrive) is dat de documenten op je computer, al dan niet in een speciale map ondergebracht, permanent gesynchroniseerd worden tussen verschillende computers via een backup in de cloud, op een webserver dus. Handig om met anderen te delen en veilig omwille van de online backup, maar verder krijg je dezelfde problemen als bij het opslaan van documenten in een gedeelde map of schijf in je lokaal netwerk: moeilijk doorzoekbaar, en het gevaar dat documenten per ongeluk verdwijnen of overschreven worden.

2. Online Office suite: Google Apps etc.

Behalve het opslaan van documenten in de cloud biedt Google Drive ook de mogelijkheid om online documenten te bewerken, zo nodig met meerdere mensen samen. De betalende versie, Google Apps fur Business, maakt het bovendien mogelijk alles zodanig te configureren dat de toegang beperkt blijft tot de eigen organisatie. Zo krijg je een volledige online werkruimte met documentenopslag, e-mail, kalender etc., opgebouwd rond een afgeschermde website.

Office365 is een vergelijkbare oplossing, maar dan in een Microsoftomgeving.

3. Wiki

Een wiki is een collaboratieve website die het voor de gebruiker makkelijk maakt om teksten toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Wikipedia, de online community encyclopedie, is het grootste en wellicht het bekendste voorbeeld. Handig is ook dat een wiki een uitgebreide geschiedenis van elke pagina bijhoudt; dat maakt versiebeheer heel eenvoudig.

Onderstaande afbeelding geeft goed weer wat de voordelen zijn van een centraal, gedeeld webdocument, zoals een wikipagina of een Google document: problemen met verschillende versies en versnippering van commentaren en aanvullingen zijn zo van de baan.

Je vindt wiki’s in alle soorten en maten. Twee voorbeelden:

PbWorks is een gebruiksvriendelijk samenwerkings- en kennisdelingsplatform dat voorzien is van alle nodige functies: collaboratieve documenten, een slim systeem om metadata (categorieën en tags) toe te voegen en als zoekfilter te gebruiken, e-mailverwittiging, takenplanner enzovoort. PbWorks is een SaaS (Software as a service): je maakt gewoon een account aan en je bent vertrokken. Voor organisaties met een beperkt ICT-budget en een beperkte expertise, maar ook voor specifieke taken zoals het met meerdere auteurs samen schrijven aan een (voortgangs)rapport is PbWorks een prima oplossing.
Tiki is nog een stuk uitgebreider van functionaliteit: naast de bovengenoemde onderdelen heb je bijvoorbeeld ook nog de mogelijkheid om blogs en forums op te zetten. Tiki is open source software die je gratis op een eigen server kunt installeren.

4. Intranet

Ga je nog een stap verder en kijk je behalve naar kennisbeheer ook naar andere processen zoals klanten- of ledenbeheer, activiteitenbeheer en projectbeheer, dan kom je algauw bij het idee van een intranet terecht: een afgeschermde website waar alle activiteiten en processen binnen een organisatie samenkomen.

Enkele voorbeelden:

OpenAtrium is een kant-en-klare internetoplossing, gebouwd op het Drupal platform
WordPress, vooral bekend als blogplatform, maar ook heel geschikt om allerlei types websites mee te bouwen, biedt verschillende intranetoplossingen zoals Simple Intranet of het communityplatform Buddypress.