Een wiki maakt het mogelijk om allerlei taken op een efficiënte manier via het web uit te voeren. Zo kan je de informatie die je nodig hebt vanop elke computer aanspreken, op eender welk moment. Het helpt ook om je werk te organiseren en op één plaats bij elkaar te brengen. Als het over wiki gaat denk je wellicht spontaan aan de Wikipedia, maar er zijn nog talloze nuttige wiki’s te vinden op het internet. Een van de meest productieve toepassingen van wiki’s is de persoonlijke (of organisatie-) wiki, die je op websites als PbWorks of Freedcamp kunt aanmaken.

Hier volgen tien tips om met behulp van een persoonlijke wiki je werk efficiënter te organiseren.

1. Projectbeheer

Een wiki is een uitstekende manier om een project te plannen en te beheren, van ontwerp tot uitvoering. Doordat je er met meerdere mensen aan kunt werken is het eenvoudig om taken toe te wijzen, een tijdslijn uit te zetten, commentaar toe te voegen, afbeeldingen en documenten in bijlage te plaatsen… De voordelen zijn dat je permanent de teksten op de wiki kunt actualiseren, en dat er steeds maar één versie van elke tekst is; verwarring tussen verschillende versies die rondgemaild worden kan je zo volledig vermijden.

2. Handleidingen

Zeker als het gaat over computers en software veranderen de dingen zo snel dat een papieren handleiding zinloos is. Een online handleiding in wiki-formaat kan permanent geüpdated worden, zodat iedereen steeds de meest recente versie ter beschikking heeft en eventueel zelf aanvullingen en correcties kan aanbrengen.

3. Checklists

Voor terugkerende taken zoals het organiseren van een activiteit is een checklist een handig hulpmiddel. Als je deze op een wiki zet kan ze ook makkelijk aangepast en verfijnd worden op basis van de opgedane ervaring.

4. Activiteitenplanning

Voor het plannen van cursussen, uitstappen of vergaderingen is een wiki ideaal. Alle betrokkenen hebben toegang tot de plannen, je kan afzonderlijke rubrieken creëren voor verschillende deeltaken, checklists aanmaken, notities en contactinformatie toevoegen.

5. Gedeeld notitieboek

Iedereen maakt notities, slaat afbeeldingen, bronverwijzingen of nuttige documenten op… En heeft het moeilijk om een overzicht te behouden op al deze informatie, die niet enkel voor hem/haarzelf nuttig is, maar wellicht ook voor collega’s. Door alles op één plaats in een wiki bij mekaar te brengen realiseer je een gemakkelijke toegang. Tik gewoon een trefwoord in het zoekvenstertje in!

6. Werkplek

Als je meerdere computers gebruikt, op het werk en thuis bijvoorbeeld, en een plek nodig hebt die altijd en overal bereikbaar is, dan is een wiki geen slechte keuze. Je kan er al je notities en kattebelletjes verzamelen, maar je kan er ook aan artikelen en verslagen werken en alles netjes bij mekaar houden. Je hoeft niet per se in de wiki zelf te schrijven als je liever een gewone tekstverwerker gebruikt; je kan makkelijk van de wiki naar je tekstverwerker en terug kopiëren en plakken. Maar de laatste versie van je tekst heb je steeds bij de hand.

7. FAQ’s

Vragen die je krijgt over je werk, over een bepaald product, thema of dienst, beantwoord je één keer in de wiki. Verwijs de vrager gewoon door naar het webadres van die pagina. Zo voorkom je dat je dezelfde vraag steeds opnieuw via e-mail moet beantwoorden.

8. Samenwerking

Er bestaan meer gesofisticeerde programma’s voor samenwerking tussen mensen die zich niet op dezelfde plaats bevinden. Maar wellicht zijn er weinig die zo eenvoudig werken als een wiki. Je kan aan een bepaalde taak, zoals een jaarverslag of rapport schrijven, op je eentje werken, samen met iemand anders of met een team van mensen. Wijzigingen worden in een historiek bijgehouden en je kan zo nodig naar vorige versies van een tekst terugkeren.

9. Referentie

Heeft je organisatie een lijst van instructies, afspraken, procedures waarnaar je geregeld moet verwijzen? Zet het op een wiki, zodat je het makkelijk terugvindt en het ook makkelijk kunt updaten.

10. Eén plaats voor alles

Met een wiki kan je al het bovenstaande doen, en meer. Het is een flexibele omgeving, meer flexibel dan andere tools op het web, die vaak bedoeld zijn voor een specifieke activiteit. Het grote voordeel van een wiki is dat je allerlei soorten informatie op één plek kunt bij mekaar houden en op die manier goed georganiseerd blijven. Anders heb je overal informatie staan en moet je goed onthouden waar wat te vinden is.